counters
MyProcess website header
 

اتوماسیون اداری Office Automation System


مجموعه سیستمهای الکترونیکی برای ذخیره و بازیابی و مبادله اسناد ، اطلاعات و مکاتبات اداری است. این سیستم بستری برای ثبت و گردش نامه ها و فرمهای سازمانی فراهم می کند که باعث منظم شدن و سریع شدن تعاملات درون و برون سازمانی می شود.

دبیرخانه و بایگانی

مهم‌ترین وظیفه دبیرخانه نظارت بر ایمیل‌ها و نامه‌های وارده و صادره و ارتباطات سازمانی است.

روابط عمومی

این سیستم مديريت کليه عمليات در يک واحد روابط عمومی را بهبود می بخشد.

پرتابل مکاتبات الکترونیک

در این سیستم، مشتری بدون نیاز به مراجعه حضوری و با استفاده از شبکه اینترنت درخواست خود را با پر کردن فرم های موردنیاز و ارسال آن ثبت میکند و در مراجعات بعدی از طرق مختلف ارتباطی (ایمیل، پیامک) مراحل انجام درخواست به مشتری اطلاع رسانی میشود.

مدیریت رویداد وظیفه و یادآوری

برنامه‌ریزی برای انجام وظایف، قرارهای کاری و پیگیری آن ‌ها، مسئله‌ای مهم است این سیستم امکاناتی در جهت ثبت، اولویت‌بندی و مدیریت فعالیت‌ها و یادآوری از مسیرهای ارتباطی متفاوت همانند ایمیل و پیامک و کارتابل شخصی در اختیارکاربران سیستم میگذارد.

مدیریت راه های ارتباطی ایمیل و پیامک

این سیستم امکانات ارتباطی موجود برای تحقق ارتباطات رسمی و غیررسمی سازمانی را پشتیبانی میکند

مدیریت فایل و مستندات

این سیستم امکاناتی در جهت مدیریت متمرکز و حفظ تاریخچه مربوط به اسناد و مدارک و فرم های سازمانی را فراهم میکند. این نرم افزار دسترسی به مستندات سازمان را با توجه به سطح دسترسی و بدون محدودیت های پراکندگی جغرافیایی را ارائه میدهد.

مدیریت تغییرات دسته: ISO

هر فردی در سازمان میتواند فرآیند پیشنهاد انجام یک تغییر را با پر کردن فرم درخواست تغییر آغاز کند. سپس در مراحل بعدی به تایید معاونت هماهنگی و مدیرعامل میرسد.
در صورت رد پیشنهاد، پیشنهاد بایگانی شده و به اطلاع پیشنهاد دهنده میرسد.. در غیر این صورت در معاونت مربوطه پپیشنهاد از نظر فنی بررسی شده و نحوه اجرایی پیشنهاد تغییر را ارئه می دهد و در صورت تایید مدیرعامل و معاونت هماهنگی تغییر اجرا می شود و مستندات مربوط به تغییر بایگانی می شود.

خودتان امتحان کنید

روش اجرایی کنترل اسناد دسته: ISO

درخواست ايجاد هر مدركي از طريق تکمیل فرم كنترل مدرك ميتـواند صورت بگيـرد كه در صـورت تایید دبیرخانه، فرم برای قسمت مدیریت تغییرات ارسال میشود .
در این مرحله فرم از نظر صحت، مناسب بودن و كفايت بازنگري و به تایید افراد تاييد كننده و تصويب كننده میرسد و در صورت تایید نهایی مدرک به درخواست دهنده ارسال میشود.

خودتان امتحان کنید

روش اجرايي اقدام اصلاحی دسته: ISO

در صورت بروز عدم انطباق، فرم عدم انطباق توسط کارمند پر میشود . سپس مدیر بخش با بررسی عدم انطباق فرم درخواست اقدام اصلاحی را تکمیل کرده و ارسال میکند و فرم برای مدیر کیفیت ارسال میشود.
با بررسی عدم انطباق اگر نیاز به انجام ممیزی ویژه باشد درخواست انجام ممیزی ویژه تکمیل شده و پس از بررسی مدیرعامل ممیزی ویژه اجرا میشود. در این مرحله چنانچه تغییراتی در مدارک و داده ها رخ دهد، روش اجرایی کنترل مستندات اجرا میشود. بعد از آن زمان ثبت اقدام اصلاحی توسط مدیر کیفیت است.
سپس اقدام اصلاحی توسط مدیر بخش مربوطه اجرا میشود. در نهایت مدیر کیفیت میزان اثربخشی اقدام اصلاحی را گزارش میدهد و روش اجرایی ثبت اقدام اصلاحی انجام میشود .

خودتان امتحان کنید

روش اجرایی برگزاری جلسات دسته: ISO

برای برگزاری، هماهنگی، و اجرای مصوبات جلسه، فرآیند برگزاری جلسه تدارک دیده شده است. در این فرآیند به صورت دوره ای و در زمانهای مشخص فرم به کارتابل منشی انتقال می یابدو یک جلسه، ایجاد و برای تایید به مدیر ارسال میکند. در صورت تایید جزئیات توسط مدیر، اطلاعات جلسه و زمان برگزاری به شرکت کنندگان بوسیله پیامک اطلاع رسانی میشود.
و بعد از اتمام جلسه فرم موردنظر برای ورود مصوبات به کارتابل منشی انتقال پیدا میکند. و بعد از ورود مصوبات جلسه زیرفرآیند اجرای مصوبات جلسه برای انجام و پیگیری مصوبات، اجرا میشود

خودتان امتحان کنید